国际教育交流学院现有教职工30人，设置4个科室，院领导分工以及联系科室如下：

贺天平：主持学院行政全面工作。分管科室：党政办公室

杨 茜：负责留学生思想教育、意识形态、安全稳定、日常管理等工作。分管科室：留学生管理办公室

李亚伟：负责留学生教学及 HSK 考点工作。分管科室：教务管理办公室

双少敏：负责留学生招生毕业、港澳台侨招生、教师科研等工作。分管科室：招生毕业办公室

一、党政办公室

联系电话：7011934

党务：

1. 协助做好学院党建、纪检、宣传等工作；

2. 协助做好基层党组织的目标管理和日常管理工作；

3. 协助做好党员干部的教育及管理工作；

4. 协助做好学院党员组织生活的安排、检查、总结工作；

5. 做好党建工作资料的整理和归档工作；

6. 负责党员学习资料的订购和发放；

7. 负责党员组织关系的接转工作；

8. 负责学院党员数据库的维护和党内统计报表工作；

9. 做好党建研究信息的搜集、整理工作；

10. 完成学校及党委交办的其他工作。

行政：

1.负责学院工作计划和总结撰写及报送工作；

2.协助做好学院人事聘用、人事考核与奖惩及档案管理工作；

3.协助做好学院财务预算、报销以及学生费用的收缴等工作；

4.负责各级各类会议的沟通、协调工作以及学院会议的通知、会场安排、记录、会议内容落实、监督等会务工作；

5.负责学院网站及公众号的维护、更新及网络安全等；

6.负责学院党政规章制度的建设、落实、督察；

7.负责学院用印工作；

8.负责学院办公室的日常工作，落实来访接待工作；

9.负责学院文件、信函的收发、登记、传阅、催办及文件立卷和归档；

10.负责对外事务的协调，与上级主管部门的沟通；

11.负责学院教职工的绩效考核分配及年终考核等工作；

12.负责学院教职工的开学报到、日常考勤，节假日及日常办公室的值班安排；

13.负责华文教育基地相关工作；

14.负责学院日常资产设备和办公用品采购、管理及维护；

15.负责学院整体环境布置、教室、会议室及资料室的使用及维护；

16.负责留学生公寓楼物资管理，包括公寓资产设备采购、管理、维修及改造；

17.负责留学生公寓的消防安全检查工作；

18.完成学校和学院交办的其他各项工作；

二、留学生管理办公室

联系电话：7018986

1.负责掌握留学生动态、在校日常表现、假期动向及请假事宜；

2.负责组织留学生活动，包括各类比赛、文体活动及学校、上级外事部门举行的有关活动；

3.负责起草、修订各类留学生的教育与管理、留学生公寓管理等相关规定。

4.负责留学生入（离）校迎（送）工作，包括分配留学生住宿房间，办理一卡通、电话卡等，组织迎新典礼和毕业典礼等相关事宜；

5.负责督促留学生按时交纳学费、住宿费，及时为留学生做好保险工作；

6.负责留学生奖学金年度评审及奖学金生生活费发放的核实工作；

7.负责开具各类学生证明，包括学生证、在读证明、无犯罪证明等；

8.负责留学生的出入境管理事务，包括办理留学生居留许可、证件变更、延期等工作；

9.负责留学生安全教育，包括新生入学教育、涉外法规的宣传教育、人身安全、心理健康指导和宗教安全等；

10.负责处理有关留学生涉外案（事）件和突发事件，配合国家安全部门做好相关留学生的调查工作；

11. 负责违规留学生的处罚工作；

12.开展并管理留学生会以及留学生校友会；

13.开展指导留学生在太原的创新创业、工作实习、就业工作；

14.做好短期班的组织管理与协调等工作；

15.负责留学生管理信息的存档备案及上报等工作；

三、招生毕业办公室

联系电话：7018987，7210633

1.负责制定各类学生招生计划，对外招生宣传，策划、制作各类招生宣传材料，参加国外教育展等工作；

2.负责对外联络工作，回复学校、机构和学生的有关招生问询及查询, 包括奖学金生、自费生、长短期汉语进修生和校际交流生等；

3.负责制定录取标准，审核入学资格，做好材料审核和录取工作；

4.负责制作留学生录取材料及来华审批材料，邮寄各类留学生录取材料；

5.负责各级各类奖学金项目的申报；

6.负责各类新生奖学金生考核、组织面试、录取等工作；

7.负责留学生导师的资格审核和选聘工作；

8.负责起草制定留学生毕业相关管理规定；

9.负责学历生的毕业证书，长、短期语言生结业证书的制作及发放；

10.负责留学生的学籍学历信息电子注册以及全国来华留学生管理系统的信息输入以及上级部门数据的上报；

11.负责留学生信息的档案管理及上报档案馆等工作；

12.负责港澳台侨学生的招生及奖学金评定等相关工作。

四、教务管理办公室（HSK 考试办公室）

联系电话：7550956

1.起草制订与留学生教学和培养相关的管理规定；

2.负责联系教务处、研究生院制定和修订留学生培养方案、分班编学号，协调留学生进入培养单位学习等工作；

3.负责对外汉语课程和对外汉语教师队伍的建设及管理等相关工作；

4.各级各类来华留学精品课程的培育、组织、申报等相关工作；

5.负责本学院留学生汉语教学教材、教学图书、音像资料的选购、发放、维修和管理；

6.掌握留学生学习及出勤情况，负责留学生学业预警工作，及时汇报学生的学习状态及毕业情况；

7.负责语言生成绩管理, 包括语言生考试试卷、试卷答案和记分册等的收集和管理，负责开具语言生成绩证明。

8.负责语言生授课教师教学计划、教学大纲、课时量等的收集和存档;

9.负责协助留学生申请免修、重修、补修、缓考等办理及相关教学管理工作；

10.负责留学生休学、复学、降级、退学、转专业等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况；

11.负责本院汉语教学排课、分班、落实上课教师及日常调课等工作；

12.负责留学生汉语水平考试（HSK 考试）报名、组织考试、成绩单发放等相关工作。